Digitale Prozesse oder Excel forever

Viel zu teuer, machen wir im nächsten Jahr!

In Gesprächen mit unseren Kunden hören wir zur Digitalisierung immer wieder die folgenden Aussagen:

• Das ist viel zu teuer
• Das ist doch viel zu kompliziert
• Bis heute ging das auch immer anders
• Wir machen das dann später

Zu all diesen Punkten muss man sagen: Ja, genau. Prozesse zu digitalisieren ist weder günstig noch einfach. Und vor allem läuft es ja auch heute noch auf die altmodische Weise. Die Frage ist allerdings wie lange es noch auf die altmodische Art und Weise läuft? Wie lange geht es noch, bis Sie massgebend Boden gegenüber Ihren Konkurrenten verlieren? Oft stossen wir auch auf digitale Prozesse, welche gut gemeint waren, manchmal sogar umgesetzt aber vielfach nicht bis zum Ende gedacht wurden.

Hier eine kleine Auswahl von nur halb umgesetzten Prozessen:

Der Newsletter

Der Newsletter ist ein tolles Mittel um Inhalt zu verteilen (ja dem ist noch immer so). Wir sehen immer wieder, dass man neue Webseiten entwickelt, welche mit tollen Inhalten gefüllt werden. Soll jetzt aber ein Newsletter verschickt werden, dann werden Inhalt per Copy&Paste in ein Newsletter-System gesetzt. Dann muss wieder am Template rumgeschraubt werden (weil der Titel zu lange ist) und der Text muss ebenfalls nochmals geändert werden, weil er zu lange ist. Mit entsprechender Planung, könnte so ein Prozesse einfach automatisiert werden. Damit würde sich Geld sparen lassen, die Mitarbeiter sind zufriedener und die Kundern erhalten ein bestmögliches Produkt.

Hotelzimmer buchen

Ist sicher schon jedem passiert. Man bucht auf einer Buchungsplattform ein Zimmer. Gibt all seine Daten ein und freut sich anschliessend auf einen schnellen und unkomplizierten Check-In im Hotel. Dann aber passiert es. Die freundliche Rezeptzionistin nimmt einen Block und Stift hervor und man muss noch einmal alle Angaben machen. Dies mit dem Wissen, dass diese Daten anschliessend wieder in irgend ein System eingegeben werden. Auch hier gibt es Wege und Mittel, dass ich als Kunde nichts mehr ausfüllen muss und die Rezeptionistin ebenfalls weniger Arbeit hat.

Lagerbestand in einem Onlineshop

Ich finde in einem Onlineshop mein absolutes Lieblingsprodukt. Ich lege das Produkt in den Warenkorb, fülle das komplette Formular aus, gebe meine Kreditkarten Informationen ein und muss dann schussendlich bei Check-Out erfahren, dass das Produkt momentan nicht verfügbar ist. Auch hier wurde ein kompletter Prozess digital abgebildet, aber nicht bis zum Ende gedacht. Ob ein Produkt verfügbar ist oder nicht, sollte definitiv schon beim Produkt selber ersichtlich sein. Alles andere wird nie zu einem tollen Kundenerlebnis führen.

Managed by Excel

Ich denke, hier fühlt sich jeder angesprochen. Haben Sie schon mal die Excel Files gezählt, welche Sie für Ihre tägliche Arbeit brauchen? Wohl nicht, denn so weit können Sie gar nicht zählen. Sei es für Projektabrechnungen, Projektplanung, Kostenkontrolle oder was auch immer. Excel kennt halt jeder ein wenig. Kann sogar eine oder zwei Formeln. Daher wird daran nicht gerüttelt. Excel forever!

Nachfolgend haben wir sechs Tipps zur erfolgreichen digitalen Transformation Ihrer Prozesse festgehalten.

1. Digitale Prozesse müssen zwingend zur Chefsache ernannt werden

Digitale Prozesse lassen sich nicht nebenbei und mal so während einer ruhigen Phase umsetzen. Die Geschäftsleitung oder der CEO müssen voll hinter diesem Projekt stehen. Ist dem nicht so, organisieren Sie besser einen schönen Ausflug für die Firma oder kaufen sich eine neue Mikrowelle für die heimische Kantine.

2. Holen Sie sich Hilfe bei der Umsetzung Ihrer Prozesse

Die Umsetzung von digitalen Prozessen lässt sich nicht einfach so nebst dem Daily Business machen. Es braucht auch einiges an Know-How und Erfahrung in der Umsetzungsphase. Lassen Sie sich helfen. Holen Sie sich extern die notwendige Hilfe. Es wird sich lohnen.

3. Brechen Sie, wo nötig, bestehende und gefestigte Organisationsstrukturen auf

Oft sitzen hinter bestehenden Prozessen fixe und starre Organisationsstrukturen. Die gilt es aufzubrechen und neue Wege zu gehen. Es wird in den wenigsten Fällen so sein, dass die selben Mitarbeiter oder Teams, welche für einen Prozess zuständig sind, dies auch in Zukunft sein werden. Team- beziehungsweise Prozessübergreifend arbeiten wird in Zukunft standard sein.

4. Information und Schulung

Informieren Sie Mitarbeiter und Mitarberinnen frühzeitig und oft. Das ist zwar eine alte Binsenwahrheit aber selten ist diese passender und wichtiger als bei der digitalen Transformation. Zeigen Sie Ihren Leuten auf, warum man an der Digitalisierung arbeitet. Was neu wird. Und vor allem nehmen Sie den betroffenen Personen die Angst vor der Zukunft. Zeigen Sie ihnen, in welcher Art und Weise die Digitalisierung die Arbeit unterstützt oder vereinfacht.

5. Identifizieren und priorisieren Sie die wichtigsten Prozesse in Ihrem Geschäftsumfeld

Wahrscheinlich gibt es in Ihrem Unternehmen eine vielzahl von Prozessen. Identifizieren Sie die für Ihr Unternehmen wichtigsten Prozesse und priorisieren diese entsprechend. Nicht immer sind damit Prozesse gemeint, welche durch die Digitalisierung am meisten Kosten einsparen. Die nachhaltige Kundenzufriedenheit kann ein ebenso wichtiger Faktor sein.

6. Optimieren Sie laufend Ihre neuen digitalen Prozesse

Arbeiten Sie auch nach der Digitalisierung weiterhin laufend an Ihren Prozessen. Die digitale Transformation ist mit dem Projektende nicht vorbei und kann die nächsten fünf Jahre im Schrank verschwinden. Ansonsten laufen Sie grosser Gefahr schon bald wieder von vorne beginnen zu müssen.

Fazit

Gehen Sie die Digitalisierung baldmöglichst an. Betrachten Sie es aber als ein Hauptprojekt und holen Sie sich Hilfe bei der Planung und der Umsetzung. Es wird sich für Sie, Ihre Mitarbeiter und natürlich auch Ihre Kunden lohnen.