Rund 9,5 Billionen Seiten Papier verbraucht die Weltbevölkerung jährlich. Nach einer Untersuchung des Technologie- und Dienstleistungsunternehmens Xerox nutzt ein Büroangestellter jährlich im Durchschnitt bis zu 10.000 Seiten Papier. 45 Prozent aller Dokumente werden allerdings innerhalb der ersten 24 Stunden bereits wieder vernichtet. Verbrauchen Sie in Ihrem Betrieb auch zu viel Papier? Werden Kundenmails sehr lange nicht beantwortet? Oder sind Sie gar noch ein Excel Profi? Dann sollten Sie unbedingt weiterlesen. Wir erklären in fünf einfachen Schritten, was es bei der digitalen Transformation zu beachten gibt.
1. Prozesse erkennen
Oft gibt es Arbeitsabläufe in Firmen, die schon lange Jahre bestehen und so gar nicht als Prozess erkannt werden. Die Innenansicht kann einen in solchen Phasen oft erblinden lassen. Zwar weiss man, dass etwas nicht so läuft, aber man mag nichts am System ändern. Hier ist es wichtig, sich allenfalls externe Hilfe zu holen. Allerdings noch wichtiger ist es, dass auch intern (in der Geschäftsleitung) ein Umdenken stattfindet. Die Führungsebene muss hinter dem ganzen Ablauf stehen und die Arbeiten, entsprechend ihren Mitteln, unterstützen. Findet dies nicht statt, laufen Sie Gefahr, irgendwo in den nächsten Schritten der Umsetzung zu versanden.
2. Prozessziele festlegen
Wurde der Prozess erkannt, sollten in diesem Schritt mögliche Ziele festgelegt werden. Dies könnten zum Beispiel die Senkung der Kosten, Steigerung der Leistungen, Senkung der Durchlaufzeiten oder auch die Erhöhung der Zuverlässigkeit sein. Beachten Sie auch, dass sich Ziele konkurrieren können. So kann es unter Umständen sein, dass die Senkung der Durchlaufzeiten die Zuverlässigkeit verringern kann. Diese Ziele müssen dann untereinander in Einklang gebracht werden.
3. Prozesse analysieren
Es gibt kaum Prozesse, die keine Schwachstellen haben. Schwachstellen müssen früh erkannt und behoben werden. Für die Analyse können verschiedene Methoden gewählt werden. Eine sehr bekannte Methode ist das Business-Process-Reengineering oder auch Total-Quality-Management (TQM). In allen Fällen gilt es dabei immer die Stärken und Schwächen zu erkennen und die Risiken abzuschätzen bzw. zu minimieren. Bei der Analyse der Prozesse werden diese in ihre Einzelteile zerlegt. Dies erlaubt es anschliessend, für den nächsten Schritt, Verbesserungspotential aufzuzeigen. Fehlt intern das Know-How für eine korrekte und nachhaltige Analyse Ihrer Prozesse, lassen Sie sich von einem externen Berater helfen. Es wird sich definitiv lohnen.
4. Prozesse optimieren
Effiziente und optimierte Prozesse bilden das Fundament für Ihren Erfolg und zahlen sich schon nach sehr kurzer Zeit aus. Nach einer gründlichen Analyse des Prozesses sind Optimierungen oft einfach zu realisieren und umzusetzen. Optimierte Prozesse generieren für Sie und auch für Ihre Kunden einen Mehrwert, sind schneller und lassen sich einheitlicher bearbeiten.
5. Prozesse digitalisieren
Wurde der Prozess erkannt, analysiert und optimiert, dann kann mit der eigentlichen Digitalisierung begonnen werden. Allerdings eignet sich nicht jeder Prozess für die Digitalisierung. Dies werden Sie spätestens bei der Analyse und Optimierung feststellen. Allerdings „Think big - start small“. Die Digitalisierung kann schon im Kleinen beginnen. Wichtig ist, dass Sie und Ihre Mitarbeiter offen gegenüber Veränderungen und Innovationen sind. Selbstverständlich braucht es auch noch ein gewisses Stück an Verständnis für digitale Transformation.
Fazit über die digitale Transformation
Prozesse lassen sich nur mit Unterstützung der obersten Führungsebene nachhaltig optimieren und digitalisieren. Fehlt Ihnen in den verschiedenen Schritten das entsprechende Know-How, dann lassen Sie sich durch externe Berater helfen. Durch die Analyse und Optimierung der Prozesse lassen sich verschiedene gesetzte Ziele erreichen. Nehmen Sie sich dafür Zeit.